PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SURAT SEKOLAH BERBASIS WEB UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PROSES ADMINISTRATIF PADA SMP 2 UNDAAN KUDUS
Abstract
Pengelolaan surat menjadi elemen penting dalam administrasi sekolah karena berdampak langsung pada efektivitas dan efisiensi operasional lembaga pendidikan. Selama ini, SMP Negeri 2 Undaan Kudus masih menggunakan metode manual dalam menangani surat masuk dan keluar, yang menimbulkan berbagai permasalahan seperti keterlambatan pengiriman, kesalahan pencatatan, hingga potensi hilangnya dokumen arsip. Melalui kegiatan pengabdian kepada masyarakat, dikembangkan sebuah sistem informasi manajemen surat berbasis web yang dinamakan E-Surat. Sistem ini dikembangkan menggunakan metode waterfall, dengan pemrograman PHP, database MySQL, dan framework Laravel. Proses implementasi dilakukan melalui sesi pelatihan dan pendampingan selama 40 hari kepada kepala sekolah, guru, serta staf administrasi. E-Surat memungkinkan pengelolaan surat secara digital, menyediakan fitur untuk disposisi, serta mendukung pencatatan dan pelaporan arsip secara real-time. Kehadiran sistem ini membuat proses surat menyurat di SMP Negeri 2 Undaan menjadi lebih efisien, akurat, transparan, dan aman. Selain itu, penerapan E-Surat juga mempercepat proses digitalisasi dalam tata kelola administrasi sekolah secara keseluruhan.
Downloads
References
R. Robiyanto, Rendi, and D. Pramadhana, “Penerapan Aplikasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada SMA Negeri 1 Sliyeg Indramayu,” J. Pengabdi. Kpd. Masy., vol. 01, no. 01, pp. 42–49, 2022.
R. Ridwanto and D. A. H. Capah, “Aplikasi Pengelolaan Dokumen dan Arsip berbasis Web untuk mengatur Sistem kearsipan dengan menggunakan Metode Waterfall,” Explor. Sist. Inf. dan Telemat., vol. 11, no. 2, p. 84, 2020, doi: 10.36448/jsit.v11i2.1469.
Toyyibah and & Ibrahim, “Efisiensi Pengelolaan Arsip Surat melalui Implementasi Sistem Informasi Berbasis Web,” 37th Eur. Photovolt. Sol. Energy Conf., vol. 16, no. 1, p. 90, 2019.
R. Takdir, R. H. Dai, N. Pakaya, and A. Zakaria, “Pelatihan Sistem Informasi Manajemen Surat Berbasis Web bagi Petugas Tata Usaha di SMK Negeri 3 Gorontalo,” vol. 03, no. 1, pp. 80–86, 2024.
A. T. Amalia and L. F. Panduwinata, “Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (E-Arsip) Berbasis Microsoft Access Terhadap Efektivitas Penemuan Kembali Arsip Pada SMKN 4 Surabaya,” J. Pendidik. Adm. Perkantoran, vol. 10, no. 3, pp. 195–210, 2022, doi: 10.26740/jpap.v10n3.p195-210.
E. W. Agustina, D. L. Fithri, and E. Darmanto, “Rancangan Sistem Informasi Manajemen Posyandu Berbasis Web Dengan Notifikasi Whatsapp (Studi Kasus : Posyandu Desa Piji),” Indones. J. Technol. Informatics Sci., vol. 3, no. 1, pp. 8–12, 2021, doi: 10.24176/ijtis.v3i1.6583.
R. M. Simanjorang, A. Sitohang, J. Sembiring, and S. Simanjorang, “Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Akademik Untuk Meningkatkan Efesiensi Administrasi Sekolah,” vol. 02, no. 01, pp. 16–20, 2025.
F. Nugraha, D. L. F. Diana, A. Prasetyo Utomo, and B. Wibowo, “Implementasi Pengelolaan Dokumen dan Pelayanan Administrasi Kependudukan di Desa Kedungwaru Kecamatan Karanganyar, Demak,” ABDINE J. Pengabdi. Masy., vol. 3, no. 1, pp. 97–104, 2023, doi: 10.52072/abdine.v3i1.533.
W. Priyoatmoko, S. Waluyo, and R. Dwi Handayani, “‘Jurnal TRANSFORMASI (Informasi & Pengembangan Iptek)’ (STMIK BINA PATRIA),” J. Transform., vol. 19, no. 2, pp. 57–65, 2023.
K. Zahro, M. Arifin, and W. A. Triyanto, “Sistem Informasi Administrasi Pada Puskesmas Kaliwungu Kudus Berbasis Web Dan Email Notifikasi,” vol. 1, no. 2, pp. 69–78, 2021.
Rizky Maulana Syaban and H. Bunyamin, “Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Garut Menggunakan Framework PHP,” J. Algoritm., vol. 12, no. 2, pp. 301–311, 2016, doi: 10.33364/algoritma/v.12-2.301.
Chairani, S., Al-hafiz, N. W., Haswan, F., Nopriandi, H., Harianja, H., Jasri, J., Elgamar, E., Aprizal, A., Yusfahmi, M., & Erlinda, E. (2023). BIMTEK PERAN TEKNOLOGI INFORMASI BAGI PENGGIAT ANTI NARKOBA DALAM PENYULUHAN P4GN LINGKUNGAN MASYARAKAT DI BNN KABUPATEN KUANTAN SINGINGI: PKM BNN. BHAKTI NAGORI (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat), 3(1), 80 - 84. https://doi.org/10.36378/bhakti_nagori.v3i1.3128
Copyright (c) 2025 Riska Aprilia Putri Nabilla, R. Rhoedy Setiawan
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
This is an open-access article distributed under the terms of the Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium. Users are allowed to read, download, copy, distribute, search, or link to full-text articles in this journal without asking by giving appropriate credit, provide a link to the license, and indicate if changes were made. All of the remix, transform, or build upon the material must distribute the contributions under the same license as the original.
