SISTEM INFORMASI E-ARSIP PADA KANTOR DAMKAR KABUPATEN KUANTAN SINGINGI

Abstract

Kantor Damkar adalah instasi pemerintahan yang bergerak pada Pemerintahan Kabupaten Kuantan Singingi. Kantor Damkar terletak dijalan komplek perkantoran pemerintahan daerah kabupaten kuantan singingi, instansi bidang Damkar juga termasuk instasi yang terbaik di Kabupaten Kuantan Singingi karena memiliki 1 mako, 3 pos rayon kecamatan yang cukup baik. Sistem kearsipan selama ini menggunakan cara manual yaitu dengan menyimpan di filling cabinet dan mencatatnya ke buku sehingga keakuratan dari sistem manual adalah ketidak-efesienan dan efektifnya ruang, waktu dan biaya. Ketidakefektifan ruang dalam hal penyediaan tempat yang membutuhkan peralatan seperti filling cabinet, map, rak dan lainnya. Ketidakefektifan waktu dalam hal pencarian dokumen yang lama karena ketidakrapian dalam administrasi. Ketidakefektifian biaya dalam hal kebutuhan peralatan yang mahal sehingga membutuhkan perawatan dan pemeliharaan tempat penyimpanan arsip. Adapun arsip-arsip yang dimaksud disini seperti surat keputusan (SK), surat keluar, surat masuk, laporan kerja, Serta catatan Inventaris. Dengan sistem yang terkomputerisasi ini maka dalam pengarsipan dan pencatatannya akan lebih efektif dan efisien dikarenakan tidak perlu lagi membutuhkan wadah penyimpanan yang besar seperti filling cabinet. Dengan sistem yang terkomputerisasi ini maka pengarsipan tidak akan menumpuk lagi dikarenakan sudah menggunakan media penyimpanan dengan database dan akan meminimalisir kehilangan data arsip. Dengan penelitian ini maka telah dihasilkannya sistem yang berbasis website yang dapat mengkoordinir dalam penyimpanan data sehingga akan menghemat tenaga dan biaya.